¿Cómo optimizar los procesos de una empresa?

Encontrar una forma de producir a un nivel óptimo, que minimice la pérdida de tiempo y recursos pero maximice los resultados es un sueño para cualquier empresa, sin importar su giro o tamaño. Una gran opción para lograrlo es implementar la Gestión de Procesos de Negocio.

Qué es la Gestión de Procesos de Negocio (BMP)

� Esta disciplina, también llamada BPM por las siglas en inglés de Business Process Management, es la que se dedica a lograr que las organizaciones optimicen sus procesos.

La Gestión de Procesos de Negocio puede dividirse a grandes rasgos en tres etapas.

1. Identificación de los procesos. Aquí se hace una lista de todos los procesos en que lleva a cabo la empresa y se presentan a través de diagramas de flujo.
2. Automatización de los procesos. Esto se hace por medio de un software de BPM, que todos los colaboradores utilizarán para sus diferentes tareas dentro de la empresa. Así se reducen los errores humanos y todos están siempre en la misma página.
3. Análisis. Gracias al software, la empresa contará con una gran cantidad de información respecto a los indicadores previamente definidos.

¿Cuáles son los indicadores y cómo elegirlos?

Una vez que la compañía tiene claro cómo se llevan a cabo actualmente las tareas, lo siguiente es automatizar los procesos por medio de un sistema informático.  En este momento es cuando se definen los indicadores clave (KPI por sus siglas en inglés), con los que se medirá el éxito de la gestión de procesos.

Los KPI pueden ser a corto o a largo plazo y cambian de acuerdo con las necesidades de cada empresa y las características de sus procesos. Si el objetivo es reducir costos, los indicadores pueden centrarse en la cantidad de recursos utilizados y el número final de productos generados en un tiempo determinado.

Ejemplos

En una panadería, un indicador podría ser el tiempo que tarda en realizarse cada etapa de la elaboración de cada tipo de pan y otro la cantidad de masa que se descarta al final de cada proceso.

En el caso de una empresa de servicio a cliente, un indicador podría ser el tiempo que se toma en solucionar un problema, desde la primera llamada hasta la última interacción con la persona afectada, así como cuánto tarda cada colaborador en cada queja o a cuántas personas atiende en un turno.

Al tener esta información, se podrán identificar y solucionar cuellos de botella u otros problemas, además de que planear la producción diaria, mensual y por temporada será mucho más sencillo.

En el mercado existe una gran cantidad de softwares que ayudan a gestionar los procesos, pero no servirán de nada sin la participación de las personas que los llevan a cabo, desde el CEO hasta el personal operativo, de forma que permeen en toda la cultura organizacional..

No son solo las grandes empresas las que utilizan estas herramientas. Los negocios familiares y PyMEs también pueden verse muy beneficiadas de cambiar su forma de hacer las cosas para enfocarse en la optimización.

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